A ideia de usar cartões corporativos vai além da praticidade: existem diversas formas de maximizar os benefícios atrelados a eles. No entanto, para aproveitar essas vantagens, é fundamental entender quais benefícios se alinham às necessidades específicas da sua empresa e como escolher a melhor opção do mercado.
Quer saber mais sobre como esses cartões podem ser um diferencial financeiro? Neste artigo, vamos explorar como os cartões de crédito corporativos contribuem para uma gestão financeira mais eficiente e como extrair o máximo de suas funcionalidades.
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O que são cartões de crédito corporativos?
Os cartões de crédito corporativos são destinados ao uso na rotina financeira da empresa. Eles podem ser utilizados para a gestão de despesas operacionais, gastos em viagens, compras de materiais e outros gastos do negócio.
Como o nome sugere, diferentemente dos cartões de crédito pessoais, eles são emitidos em nome da empresa, podendo ser usados por funcionários autorizados pela gestão.
Para entender melhor, imagine que você fará uma viagem a trabalho para uma reunião com um potencial cliente. Nesse caso, naturalmente terá de lidar com gastos como hospedagem, transporte, refeições etc.
Como esses custos são ligados ao trabalho, faz sentido que eles fiquem sob responsabilidade da empresa. Portanto, ter um cartão de crédito corporativo é estratégico nesse tipo de situação, já que ele facilita o acompanhamento e controle dessas despesas.
Quais as vantagens dos cartões corporativos?
Os cartões de crédito corporativos oferecem diversas vantagens que podem facilitar e otimizar a gestão financeira de uma empresa. Esse recurso é especialmente útil para negócios que buscam aumentar a transparência nas contas e evitar complicações nas contas empresariais.
Veja quais são os principais pontos positivos!
Separação das contas pessoais das empresariais
Diferenciar gastos pessoais dos empresariais é um dos pilares de uma gestão financeira eficiente. Entretanto, não é incomum encontrar negócios, especialmente de pequeno e médio porte, que pecam nesse ponto.
A separação entre os dois tipos de despesas é fundamental para você ter mais clareza nas contas. Quando há mistura, é possível se confundir entre qual dinheiro deve ser usado na pessoa física (PF) e na jurídica (PJ).
Por exemplo, ao não dividir as finanças, em determinado mês você pode ter mais gastos pessoais e prejudicar as contas da empresa – e vice-versa. Com isso, tanto o planejamento pessoal quanto o empresarial ficam vulneráveis e inconsistentes.
Também há problemas relacionados ao campo fiscal. A mistura de contas pode dificultar a contabilidade e gerar erros na declaração e no pagamento de impostos no futuro – tanto para a pessoa física quanto para a pessoa jurídica.
Nesse sentido, o uso do cartão de crédito corporativo é um dos recursos eficientes para fazer essa diferenciação. Afinal, você consegue consultar exatamente quais foram as despesas operacionais ligadas à rotina da empresa naquele período. Vale destacar que a separação tende a ser mais eficiente quando o cartão é acompanhado de uma conta PJ.
Acompanhamento de despesas
Outra vantagem é que os cartões corporativos facilitam a gestão de despesas. Com a centralização de gastos em um só sistema de pagamento, as empresas conseguem monitorar em tempo real o orçamento utilizado por cada departamento ou colaborador.
Esse acompanhamento pode ser importante para encontrar despesas indevidas ou mesmo a necessidade de revisar os gastos de um funcionário, por exemplo. O controle ainda garante uma prestação de contas mais simples e organizada.
Para entender melhor, imagine que, em vez de um cartão corporativo, a sua empresa trabalhe com políticas de reembolso. Nesse caso, o colaborador usa o cartão e a conta pessoais para pagar despesas empresariais, recebendo o dinheiro de volta no futuro.
Apesar de a possibilidade parecer prática em um primeiro momento, esse caminho traz desvantagens na operação. Primeiramente, a empresa não tem um controle preciso sobre os gastos – e o reembolso pode ser alto.
A devolução consiste em mais um processo burocrático. O colaborador deve ter controle de todas as notas fiscais e pode ter de comprovar a necessidade daquelas despesas. Também há a possibilidade de o funcionário se prejudicar por comprometer suas contas pessoais em gastos da empresa.
Essa é uma operação que tende a ser desgastante para ambos os lados. Então, em vez de processar diversas notas e reembolsos, o uso de cartões corporativos permite que as despesas sejam centralizadas em uma fatura controlada pela companhia.
Controle de orçamento
Em conjunto com o acompanhamento de gastos, os cartões de crédito corporativos otimizam o controle do orçamento empresarial. Como você viu, eles possibilitam o monitoramento em tempo real, sem precisar da comprovação das despesas com as notas fiscais.
Nesse sentido, os cartões facilitam o orçamento para fazer uma limitação de gastos. Cada cartão de crédito adicional pode ter o seu limite específico definido pela empresa, de acordo com o orçamento previsto.
Tenha em mente que não estabelecer um teto de gastos pode ser prejudicial para a gestão financeira do negócio. Logo, a organização é importante para alinhar despesas, entendendo as necessidades de cada responsável pelo cartão corporativo.
Por fim, assim como acontece com cartões pessoais, os cartões corporativos podem facilitar a categorização das despesas. Com eles, você pode gerar relatórios para apoiar a gestão financeira e a tomada de decisões.
Como usar cartões corporativos estrategicamente?
Agora você entende o que são os cartões de crédito corporativos e as vantagens que eles oferecem para a gestão financeira do negócio.
Veja dicas de como usá-los estrategicamente na rotina!
Defina as políticas internas
O uso estratégico dos cartões de crédito corporativos passa pela definição das políticas internas da sua empresa. Elas atuam para evitar abusos e promover a responsabilidade entre os colaboradores na hora dos gastos.
Essas políticas devem definir os tipos de despesas permitidas, os procedimentos para aprovação de gastos e os limites de crédito. A empresa ainda pode avaliar a possibilidade de criação de um documento legal com as políticas relacionadas ao uso do cartão para os objetivos do negócio.
Geralmente, as políticas internas são positivas na gestão financeira por gerarem mais organização e previsibilidade na fatura. Já para as pessoas que utilizam o cartão, elas servem para delimitar quais são as despesas empresariais e pessoais em uma viagem, por exemplo, promovendo mais segurança nas operações.
Faça uma reavaliação periódica de despesas
Como você entendeu, ter controle de despesas é importante na rotina financeira da empresa. Porém, mesmo com políticas internas claras, é necessário estabelecer uma periodicidade para analisar as contas do cartão.
Com isso, você conhece os padrões de consumo e pode identificar áreas para economizar. Essa prática também permite avaliar se os limites de crédito estão adequados e se os gastos estão sendo realizados conforme as prioridades do negócio.
Outro ponto interessante é que as revisões permitem ajustes na política interna. Por exemplo, se a realidade financeira da empresa mudar – positiva ou negativamente –, as regras para o uso do cartão devem acompanhar esse momento para evitar descontrole financeiro.
Utilize os programas de recompensas e negocie condições
Para pessoas físicas, os cartões de crédito são instrumentos estratégicos no planejamento financeiro quando vêm acompanhados de programas de recompensa. Eles podem oferecer cashback (dinheiro de volta) em compras, acumular pontos que podem ser trocados por produtos, passagens aéreas etc.
Muitos desses benefícios se estendem para pessoas jurídicas, inclusive com a oportunidade de encontrar descontos em serviços e produtos. Quando utilizados estrategicamente, os programas podem gerar vantagens significativas para a gestão financeira da empresa.
Em conjunto com os programas de benefícios, busque negociar condições favoráveis. Diversas instituições financeiras têm políticas que possibilitam a redução ou isenção de anuidade, por exemplo, contribuindo para a diminuição de custos.
Como otimizar a gestão financeira da empresa?
Após entender mais sobre os cartões de crédito corporativos e seu uso estratégico, vale a pena conhecer boas práticas que podem contribuir para a eficiência da gestão financeira da empresa.
Confira quais são elas!
Planejamento orçamentário
Em primeiro lugar, é indispensável que a empresa tenha um planejamento orçamentário. Para elaborá-lo, comece um desenho estratégico dos objetivos de curto, médio e longo prazo do seu negócio.
As metas guiam a operação e ajudam a elevar a produtividade da empresa. Entretanto, elas precisam ser realistas e alcançáveis. É nesse momento que o planejamento orçamentário tem uma função estratégica.
Considere as despesas e receitas atuais da empresa para pensar em uma distribuição inteligente dos recursos. Também faça projeções de gastos e de faturamento com base em estimativas realistas para ajustar o orçamento para o futuro.
Além disso, a empresa deve ter uma reserva de emergência para cobrir despesas inesperadas, garantindo que operações não sejam interrompidas devido à falta de capital. Com esse planejamento, você garante mais sustentabilidade e previsibilidade à operação.
Controle de fluxo de caixa
Não basta planejar o orçamento, é preciso controlar o fluxo de caixa para garantir que a empresa consiga custear a sua operação, como gastos diários, pagamento de funcionários, entre outros. Esse controle deve ser feito a partir do monitoramento das entradas e saídas de dinheiro.
Com a gestão do fluxo de caixa, a empresa pode projetar períodos de receita baixa e estar preparada para enfrentar esse desafio. Um plano de contingência bem elaborado e embasado possibilita contornar cenários negativos com menos impactos na operação.
Ter softwares de gestão financeira pode ser interessante para controlar esse fluxo com menos risco de erros no processo.
Análise de desempenho financeiro
A análise de desempenho é importante para entender a saúde financeira da empresa e deve ser realizada periodicamente. Considere a inclusão de lucros, perdas, demonstrações de fluxo de caixa e balanços patrimoniais para avaliar as movimentações do negócio.
Para tanto, você pode utilizar indicadores que demonstrem a realidade das contas da empresa, como a margem de lucro ou o retorno sobre investimento (ROI). Identificar tendências e padrões nos dados financeiros permite que os gestores tomem decisões estratégicas.
Nesse processo de otimização de práticas financeiras, a tecnologia pode ajudar a transformar a gestão da empresa sobre as finanças. Como você viu, com softwares especializados, é possível automatizar processos manuais, otimizando o tempo de contabilização.
Essas ferramentas permitem que as empresas acompanhem despesas, gerem relatórios financeiros e integrem informações contábeis de diferentes setores. Ademais, muitas soluções modernas oferecem recursos de análise de dados que apoiam as decisões da gestão.
Desenho de políticas de crédito e cobrança
A inadimplência de clientes é um cenário comum para muitas empresas, mas pode trazer riscos para a operação. Afinal, se os direitos creditórios não entrarem conforme projetado, a companhia tende a lidar com um descompasso no seu fluxo de caixa.
Portanto, defina critérios para conceder crédito a clientes, considerando a saúde financeira deles e o impacto para sua empresa. Essa é uma forma de trazer mais previsibilidade para suas contas.
Ainda, é interessante ter boas políticas de cobrança. Tenha em mente que uma abordagem ameaçadora pode ser negativa e atrasar mais o recebimento. Logo, se o cliente estiver inadimplente, tente negociar novos termos para garantir o recebimento dos recursos antes de recorrer a outras vias, como a judicial.
Como maximizar os benefícios dos cartões de crédito corporativos?
Ao chegar até aqui, você compreendeu a importância do uso inteligente dos cartões corporativos e como eles podem beneficiar o seu negócio. Mas você sabia que há como maximizar essas vantagens?
Isso é possível quando você faz uma seleção estratégica do cartão de crédito para sua empresa. Por exemplo, o cartão PJ do BTG Pactualoferece isenção da anuidade nos primeiros 12 meses de uso para o seu negócio.
Por ter a bandeira Mastercard, a empresa tem acesso ao programa de benefícios, como o Mastercard Surpreenda. As compras são pontuadas e os pontos podem ser trocados por produtos e experiências.
Para completar, o cartão PJ do BTG Pactual permite que a empresa parcele a fatura em até 24 vezes e aproveite a tecnologia contactless, facilitando as compras por aproximação. Mais um benefício é a facilidade de controle financeiro com a conta PJ.
Como você acompanhou, os cartões de crédito corporativos são estratégicos na gestão financeira empresarial. Colocando as dicas que você viu em prática, é possível maximizar os benefícios para a rotina do seu negócio.
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